Vous souhaitez intégrer des free-lances de manière optimale et correcte ? Cette liste de contrôle vous aidera à démarrer

De nos jours, les entreprises choisissent de plus en plus de faire appel à des compétences spécifiques pour certains projets, sur une base flexible. Sur le lieu de travail moderne, vous trouverez de plus en plus de free-lances qui collaborent étroitement avec les employés permanents. Vous envisagez d'engager un free-lance ? Si c'est le cas, nous vous recommandons d'investir dans une bonne procédure d'intégration. Cela renforcera l'engagement de vos free-lances envers votre entreprise ou organisation, encouragera une coopération optimale et sera d'une utilité inestimable pour vos projets. L'équipe éditoriale du ProchaineConomie a compilé une liste de contrôle complète pour préparer votre entreprise ou votre organisation à engager des free-lances.

Grâce à cette liste de contrôle, les free-lances talentueux que vous engagez prendront un bon départ.

Un bon onboarding = un décollage réussi

1) Mettre sur papier des accords clairs et de qualité

Lorsque vous engagez un free-lance, il y a évidemment toutes sortes d'aspects juridiques et administratifs à prendre en considération, comme c'est le cas lorsque vous engagez un employé permanent. Rédigez un contrat dans lequel vous décrivez clairement le contenu de la mission, le ou les tarifs convenus, le nombre de jours par semaine pendant lesquels le free-lance travaillera pour vous et la durée de son travail.

GIGHOUSE est l'un des acteurs du marché belge qui joue le rôle d'intermédiaire entre l'offre et la demande de freelances. Dans ce rôle, GIGHOUSE décharge le client et le freelance de la paperasserie liée à l'établissement d'un contrat.

Melanie Deblanc de GIGHOUSE : "Lorsqu'un client ou un freelance s'inscrit sur notre plateforme, il lui est demandé d'accepter nos conditions générales. Il s'agit en quelque sorte des "règles du jeu" auxquelles chaque partie doit se conformer si elle souhaite engager un freelance ou travailler pour un client par l'intermédiaire de nos services. Elles comprennent des règles générales concernant le travail indépendant. De cette manière, il est possible d'éviter les faux indépendants.

En outre, les parties sont tenues de signer un accord de projet, en tant qu'addendum. Ce document contient tous les détails du projet : son contenu, les honoraires ou les tarifs convenus et le nombre de jours par semaine pendant lesquels le free-lance sera engagé.

2) Immergez votre free-lance dans votre entreprise ou organisation

Une fois les signatures apposées sur le papier, il est important de donner à votre free-lance une bonne idée de votre entreprise ou organisation et de sa culture. En d'autres termes, discutez de vos valeurs fondamentales, afin qu'il comprenne et approuve votre vision. Si nécessaire, vous pouvez faire appel à un ancien pour lui faire visiter les lieux. N'oubliez pas d'expliquer votre mission à votre free-lance et de lui dire qui sont vos clients, ce qui est important pour eux, etc.

En résumé, investir suffisamment de temps pour immerger votre free-lance dans votre entreprise ou organisation garantit qu'il se sentira plus en sécurité et pourra contribuer à la vision et à la mission de votre organisation.

3) Faites en sorte que votre free-lance se sente le bienvenu

C'est aujourd'hui le "premier jour de travail" de votre free-lance ? Présentez-lui une brochure de "Bienvenue à bord" qui donne une bonne image de ce que fait votre entreprise ou votre organisation. Melanie Deblanc : "C'est une bonne idée de rédiger une brochure distincte pour souhaiter la bienvenue aux free-lances, surtout si votre entreprise fait souvent appel à des free-lances. Bien entendu, il n'y a aucune raison pour que cette brochure contienne des informations telles que la manière de demander des congés, ou le lieu et le moment où ils doivent se présenter s'ils doivent s'absenter pour cause de maladie, etc.

Mais cela ne s'arrête évidemment pas là. Il y a encore beaucoup de choses à faire pour renforcer l'engagement d'un free-lance envers votre entreprise :

• • Aider le free-lance à s'orienter dans les locaux de l'entreprise.

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• • Présentez-lui les employés avec lesquels il travaillera fréquemment.

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• • Établissez une liste distincte dans laquelle vous consignerez les données importantes relatives à vos free-lances. Veillez à ce qu'il y ait une distinction suffisante entre la façon dont vous accueillez les employés permanents et la façon dont vous accueillez les free-lances, afin d'éviter le risque d'être accusé de faux travail indépendant.

• • Conseil : votre organisation fait-elle appel à des free-lances à grande échelle ? Désignez une personne responsable de l'intégration de ces personnes talentueuses. Vous aurez ainsi la certitude que cette tâche est accomplie de manière professionnelle et cohérente.

• 4) Créez un portfolio de vos succès

  Toutes les entreprises ont des exemples de réussite. Et elles constituent souvent un excellent guide lorsqu'un nouveau projet démarre. En particulier pour les free-lances qui rejoignent votre entreprise en tant qu'outsiders et qui ne sont pas au courant de ces réussites antérieures. Vous pouvez ainsi vous référer rapidement et facilement à des projets similaires à celui pour lequel vous avez engagé le free-lance et qui ont donné de bons résultats.

  Conseil ! Rassemblez toutes sortes d'informations sur vos projets réussis dans un portfolio : articles, présentations, photos, vidéos, etc. Utilisez tous ces éléments pour familiariser vos free-lances talentueux avec vos précédents projets réussis.

   

  5) Prévoir un entretien d'admission, ainsi que des entretiens réguliers de retour d'information.

  Prenez le temps de mener un entretien préliminaire avec votre free-lance et discutez avec lui des points suivants :

  • Quelles sont les attentes du free-lance ? Quelles sont vos attentes ?
  • Comment et quand voulez-vous que le free-lance vous rende compte de l'avancement du projet ?
  • ...

  Après tout, de bonnes clôtures - ou des accords clairs, dans le cas présent - font de bons voisins !

  TIP ! Prévoyez un certain nombre d'entretiens de retour d'information pour discuter de vos objectifs et de vos attentes. En outre, consacrez du temps à demander à votre free-lance comment il se sent, comment les choses se passent, s'il a besoin d'aide, etc.

  En bref : faites en sorte que votre free-lance se sente le bienvenu et qu'il ait l'impression d'être un membre permanent de votre personnel. Vous renforcerez ainsi son engagement envers votre entreprise ou organisation, ce qui ne pourra que profiter au projet pour lequel il a été engagé. Mais ce n'est pas tout : vous ferez du free-lance un ambassadeur de votre entreprise ou de votre organisation. Et ce n'est pas négligeable, étant donné qu'il travaillera également pour d'autres entreprises et qu'il peut donc contribuer à l'élargissement de votre réseau.

   

  6) Attention à ne pas être accusé de faux travailleur indépendant

  La flexibilité est l'un des principaux avantages de l'engagement de free-lances. Les free-lances travaillent souvent un ou deux jours par semaine pour un client, mais ils peuvent aussi monter à bord pour apporter un soutien à temps plein à un projet si cela s'avère nécessaire. Toutefois, vous devez toujours veiller à éviter les faux travailleurs indépendants. Il s'agit d'une forme de fraude à la sécurité sociale qui est passible de lourdes amendes.

  Les faux indépendants sont des salariés qui ont le statut d'indépendant, alors qu'en réalité, ils exercent une activité professionnelle sous l'autorité d'un employeur. Bien entendu, le plus grand risque réside dans cette relation d'autorité : s'il existe une telle relation, la loi stipule que le free-lance doit être employé.

  En outre, des considérations contractuelles doivent être prises en compte. Veillez à ce que tout soit clairement défini et correctement couché sur papier, comme décrit ci-dessus. Sinon, vous pouvez toujours travailler avec GIGHOUSE pour élaborer un accord étanche avec votre freelance.

   

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  A propos de l'auteur

  

  ProchaineConomie est une nouvelle plateforme de connaissances indépendante et une communauté en Belgique pour toutes les personnes impliquées dans le monde changeant de l'emploi (freelance ou autre) et intéressées par l'organisation flexible des opérations commerciales.